Monthly Archives: October 2009

  SAP系统中，财务会计模块的结构设置是和一般意义上的财务会计相对应的。它主要履行了外部会计的职能，企业向各个外部部门（如税务、银行、证券交易所等）提供的财务报表数据皆来源于财务会计模块。 财务会计模块分为：总账、应收账款、应付账款、固定资产、银行会计、特殊目的分类账、基金管理和差旅管理。 总账、应收账款、应付账款和固定资产是财务会计模块最为基础的四大子模块。企业实施SAP系统时，一般是以这四大模块作为实施财务管理的开始。 在总账、应收、应付、固定资产这四大模块中，总账又是最基础的。在SAP系统中，总账的功能是十分强大的。 一． 组织结构 a.公司代码和会计科目表对于一个集团来说，它可以拥有多套不同的会计科目表，不同的科目表可以分配给不同的公司代码使用。公司代码在SAP中指的是独立进行会计核算的会计主体。它可以是控股公司，或是有法人地位的子公司，也可以是独立核算的分公司。每个公司代码只能有一个经营会计科目表，但不同的公司代码是可以共用一个经营会计科目表的。 在SAP中，除了经营会计科目表外，还有集团会计科目表、国家会计科目表和合并会计科目表。这些会计科目表之间都有对应关系，经营会计科目表是其他会计科目表的基础。如果一家企业在同内外都没有分支机构也不被任何公司控股，那么，它就只需要建立经营会计科目表。 b.业务范围总账中还有另一种组织结构——业务范围。业务范围与公司代码形成交叉的矩阵式的管理。公司代码偏重的是对外的会计核算，而业务范围偏重的是对内的控制与管理。（在SAP系统中，业务范围是可选项） 业务范围是跨公司代码的。业务范围对应的是企业中的事业部核算方式。通过交叉公司代码和业务范围形成的管理矩阵，我们可以很方便地跨公司进行报表的分析汇总，使集团财务管理实时而高效。 二． 会计科目表   SAP系统中，不同的公司代码可以使用同一套会计科目表。在一套科目表中，每个总账科目的名称和号码都是唯一的。因而，科目编号代表的科目定义在集团公司的不同分支机构里是完全相同的，这使得各级分析人员不再需要对来自不同公司的总账科目号码进行识别，公司间数据的分析、比较、汇总能够迅速完成。   SAP中，总账科目是分两个层次来进行维护和管理的——会计科目表层和公司代码层。 a.会计科目表层会计科目表层是基本层，维护着总账科目的通用信息，可以为所有的公司代码所使用。科目表层中的信息有短文本、长文本、账户组（比如按资产、负债、权益、成本和损益科目的分类），以及在各种通用语言下科目名称的翻译。 科目表层还维护科目的合并数据，如每个总账科目在集团会计科目表中对应的科目号以及对应的关联公司等信息。 b.公司代码层基于公司特性的专用信息在公司代码层中维护。如不同公司的成本核算方式可由公司代码层的科目控制字段——“字段状态组”来控制。 公司代码层的控制信息还包括了科目货币、未清项目管理、统驭科目类型、税务类型、自动记账处理、排序码、权限组，等等。 对于企业集团来说，会计科目的分层管理是必需的。因为它既统一了集团的会计科目表，又使得每个公司可以定义适合自身业务需要的科目信息。 三． 会计凭证 a.总账凭证凭证输入和凭证的维护是总账模块中的重要内容。 凭证包括凭证抬头和凭证行项目。凭证抬头包括凭证日期、记账日期、短文本、公司代码、贷币等信息。凭证行项目是指每一个分录行，比如，一借一贷、一借多贷或者多借多贷形成的各行分录。 b.凭证类型和凭证编号传统的凭证分为五种类型：现金收入、现金支出、银行收入、银行付款和转账凭证。SAP中根据不同的业务将凭证类型更加细化了，如有总账转账凭证、折旧凭证、客户发票凭证、客户付款凭证、供应商发票凭证、供应商付款凭证、发货的自动记账凭证和收货的自动记账凭证等。企业也可以根据自己的业务需要自定义凭证类型。 系统还预先对已定义的凭证类型分配了凭证编号区间，同类型的凭证按过账时间顺序编号。这些预配置都是可以更改的。每家公司代码可以自主决定是所有的凭证类型共用一个大流水号，还是每个凭证类型有自己的流水号；年度结账后，所有的凭证是由零开始重新编号，还是在去年的编号后顺序编号——即跨年度的大流水号。 c.清账管理对于SAP凭证输入和凭证管理来说，有一个基本概念需要解释，那就是“清账”。在财务管理中，有些科目只需要有“借贷余”的管理就可以了，比如银行科目和损益类科目等。但是，也有些科目不止需要“借贷余”，还需要管理到每一个分录行的状态，比如银行未达科目，客户和供应商的明细科目等。系统中需要记录供应商的每张发票是否已经付款了，客户的每张发票是否已经收款了，各种未达的资金项是否已经到账了，等等。对于这些科目来说，每笔交易都要分门别类地予以记录，这就是行项目清账。行项目是逐笔清的。 在SAP系统的供应商行项目显示中，已经付款的发票和付款本身用绿灯显示，我们称为“已清项”；还未付款的发票用红灯显示，我们称为“未清项”；类似付款、收款这样的业务，在账务处理的同时，系统会自动更新凭证行的状态，这就是“清账”。 清账既可以是手工的，也可以是系统自己的。当系统自动清账时，我们需要提供给系统“自动清账规则”——比如，“用支票等支付凭证号码”来清银行未达账，就是一种自动清账规则。 一个总账科目是否需要执行清账管理是在其科目维护的公司代码层定义的。公司代码层的控制字段“未清项目管理”控制着总账科目在不同公司代码下是否需要逐笔逐清。对于不按未清项目管理的科目来说，它的行项目显示只反映了过账与否，而不反映清账与否。 对于应收应付等一些科目来说，未清项管理的好处是显而易见的。它使得每条业务记录都很清晰，是对账和自身核对的强有力的工具。同时它也是账龄分析、催款、自动付款、对账函、往来账核对等延伸功能的基础。 d.跨公司凭证在SAP凭证管理中，有一种特殊的凭证，它既是经常发生的，又和普通的凭证有所不同，这就是“公司间往来凭证”或称之为“跨公司凭证”。 在SAP中跨公司凭证不是一般的会计凭证，它拥有和一般凭证不同的编号区间。跨公司凭证会自动生成两家公司各自的会计凭证(使用内部往来科目)。   “内部往来”科目是在系统中预先设定的。通过跨公司凭证两家公司的内部往来科目将具有准确的对应关系。 e.简化操作简化操作是SAP系统中简化凭证输入或科目维护的一些功能，举例来说包括样本科目、科目分配模型、周期性凭证、样本凭证、暂存凭证等。 四． 会计期间和多币种处理功能 … Continue reading →

  【内容提要】未清项管理是财务中一个比较重要的概念，确保了业务交易的记录的完整性，提升了财务管理水平。本文着重介绍了 SAP R/3 中未清项和已清项在应收中的应用。同样可以推及在应付以及总帐中的应用。一、最开始接触未清项和已清项的概念，应该是在使用 FBL5N 查询客户的未清项的时候。在这个 T-Code 中，可以查询到某一个客户截至某一个日期，有哪些应收款项还未收，是否逾期。同一个 T-Code 中，也可以查询到某一个客户截至某一个日期，有哪些应收款项已收。实际上，该事务码，是对财务凭证的行项目进行查询，根据两个条件，一个是客户编号，另外一个是未清或者已清。一个最简化的典型的业务情景如下，针对与客户的某一笔交易，收发票的时候，做如下的财务凭证：借：应收——客户A 1000贷：收入 1000针对同一笔交易，做收款的时候，做如下的财务凭证：借：银行存款 1000贷：应收——客户A 1000做完收发票的时候，使用 FBL5N 查询该客户未清项，可以看到这一笔未清项；做完收款后，使用 FBL5N 查询该客户已清项，可以看到这一笔已清项，同时，该笔未清项已经没有了。值得注意的是，所谓未清项和已清项，都是财务凭证的某一个行项目，而不是整个财务凭证。当然，未清项和已清项不止包含财务凭证行项目的信息，也包含财务凭证抬头的信息。二、Okay, 现在再来介绍未清项和已清项的概念。未清项(Open Item)，表示财务凭证行项目的一种挂账的状态，这种状态，提示该行项目需要被清帐(Clearing)。在 FS00 设置科目的时候，有一个选项是 ‘Open Item Mngment’，该选项选中后，表示财务凭证行项目中记账科目为此科目时，该行项目有未清或者已清的状态。已清项(Close Item)，表示该行项目已经被清帐。具体应用中，’Open Item Mngment’ 用得比较普遍的是应收（客户）和应付（供应商）的科目。此外，在总帐中，也有一些应用，比如对于银行的对账单，也一般使用，这样可以再对帐无误后再做清帐。为什么需要使用到未清项管理？目的是为了记录完整的业务交易。比如对客户A有两笔应收款 A1 与 A2，A1 因为有些商务纠纷，可能需要进一步交涉，所以客户先针对 A2付款。如果没有未清项管理，这一笔收款可能只能针对时间顺序靠前的交易 A1 了，显然，这样是一种比较混乱的状态。实际上，几乎大部分科目理论上都可以进行未清项管理，但是，有可能这样做不能带来显著的效益反而带来管理成本的增加。三、在 SAP R/3 中，使用 … Continue reading →